¡LA CULPA ES DEL COMPRADOR!

Este artículo está dedicado a todos mis colegas, ex-compañeros y colaboradores de las áreas de Compras, Suministros y Logística, para quienes el título tiene un significado muy especial

• “Desde la muerte de Dorrego en adelante, la culpa la tiene el comprador”, solía decir un  antiguo comprador  que tuve como Gerente.

• “Se rompieron los rodamientos de la cinta transportadora!, averigua que compraron éstos de Compra!”
• “Hubo un reclamo de los clientes, indican que se abren las bolsas del packaging”, Seguro compraron una bolsas de cuarta para bajar costos!”
• “¿Por qué seguimos con la línea parada?” Compras no cumplió con el plazo de entrega.”

Les resultan conocidos, ¿no?. Podríamos seguir con miles de ejemplos, pero más allá de los típicos comentarios frente al caos, ¿conocemos bien nuestro sector de Compras?

Como sabemos, toda empresa (y su entorno) se encuentran en cambio permanente y por supuesto Compras no es la excepción, así que veamos algunas cuestiones que nos ayudarán a entender mejor a una de la áreas más importantes de la organización.

• El sector Compras se encuentra en un nivel estratégico de la compañía y su visión es generar utilidad (en lugar de ahorrar costos) desde la planificación estratégica y financiera del negocio.

Está claro que en base a lo anterior las personas de Compras deben ser verdaderos especialistas.

Sin meternos en la discusión de Modelos de Compras centralizados o no (ambos pueden ser exitosos bajo circunstancias determinadas), sí debemos entender que hay prioridades y que todos en la organización deben conocer y respetar.

   No es posible asignar igual prioridad al servicio de jardinería en una planta industrial que al servicio de tratamiento de efluentes, por dar un ejemplo.

Por eso la definición de políticas y los procesos de gestión son tan importantes y consecuentemente, el sector debe estar involucrado en la planificación corporativa y el presupuesto en el más alto nivel.

• El trabajo en equipo con los proveedores

   El personal de Compras trabaja con los proveedores para reducir el costo subyacente de sus productos y servicios, por ello deben involucrarse en el proceso de innovación y mejora en todas las etapas de fabricación.

Esto permite, además, crear análisis predictivos, mejorar los tiempos de entrega y disponer de un mayor conocimiento de los mercados.

• El trabajo de equipo con nuestros clientes internos (integración).

   Nunca será redundante mencionar la importancia de una eficiente comunicación con nuestros clientes internos y el trabajo en conjunto para, entre otras cosas:

* comprender la tarea de ambos en el contexto del negocio

* Conocer los materiales y servicios que requiere el cliente

* Ayudar a especificar correctamente el producto/servicio que se requiere.

* Establecer procesos que identifiquen las tareas, controles, documentación soporte, fases de autorización,

  ejecución y seguimiento.

* Mantener canales de información fiables y relevantes

* Buscar entornos de mejora e innovación permanente.

• Gestión del Riesgo

   En las compras, el riesgo es otro factor que forma parte del ciclo de vida del negocio y por tal debe ser gestionado. Controlar y mitigar los riesgos en las operaciones comerciales es clave para una operación exitosa. Por lo general esto parece ser simple, pero es una tarea compleja y estratégica de Compras.

Solo mencionar que la gestión del riesgo deberá incluir (al menos):

* la identificación de los riesgos

* el análisis (impacto y probabilidad)

* la clasificación (identificación de  criticidad)

* reducción (elaboración de estrategias)

* monitoreo

• Lo que viene (o lo que acaba de llegar)

   Hoy es de perogrullo hablar de los cambios tecnológicos y las tendencias de compras vinculadas a los mismos, sin embargo ya estamos hablando de Inteligencia Instantánea cuando nos referimos al análisis de la información que nos llega de mejor calidad, más rápida, más conectada y disponible cuando y donde se la necesita. Esto hace que los precios sean más transparentes y sea más fácil predecir el comportamiento del mercado y consecuentemente el análisis del negocio y la toma de decisiones.

Para que todo estos sea factible, es necesario contar con profesionales de mentalidad analítica, con un alto perfil tecnológico y una alta capacidad de trabajar en equipos abiertos a la innovación y mejora continua. Consecuentemente se requerirá desde recursos humanos un programa de capacitación acorde a los cambios.

• Por último no puedo dejar de mencionar los cambios que se han producido como resultado de la pandemia (COVID), en el trabajo, los procesos, las reuniones y las consecuencias directas e indirectas en el día a día de las organizaciones.

Las compras deberán no solo acompañar estos cambios sino liderarlos en gran parte para  que los mismos no dañen económica y financieramente los objetivos de la compañía. Deberá garantizar los requerimientos sanitarios mitigando los costos para la ejecución de la operación y la cobertura de la demanda.

Esta “nueva normalidad” requiere del sector un mayor esfuerzo que analice y minimice los riesgos de:

* demoras o faltas de suministro

* impacto económico de la contratación

* complejidad del mercado proveedor

* variaciones de calidad

* restricciones legislativas y/o ambientales

* riesgos financieros

* Etc.

 

        Conclusión

• Compras partícipe de las decisiones en el mayor nivel estratégico
• Fluida comunicación en todos los niveles buscando optimizar todos los procesos
• Acelerar la incorporación de herramientas digitales
• Programas permanentes de capacitación
• Gestión del riesgo
• Trabajo en equipo hacia adentro y hacia afuera de la organización.

Todos los temas que se mencionan aquí pueden ser desarrollados en profundidad a través de alguno de nuestros asesores que pueden contactar en en nuestro sitio web www.agilonline.com.ar

Saludos cordiales

 

  Ing. Lelio De Sorbo                                                                                                                                      Soc.Gte. Agilonline SAS