Desafíos globales de Mantenimiento

En el mundo globalizado de hoy, Mantenimiento enfrenta nuevos desafíos que deberán ser asumidos por todos los niveles de la compañía, adaptándose en forma dinámica y eficiente.

La globalización ha producido en todo el mundo grandes y dinámicos cambios que obligan a las empresas a adaptarse rápidamente para poder competir en un mercado cada vez  más difícil.

Por un lado tenemos el mercado que solicita cada vez con mayor insistencia la mejora de la calidad, menores precios y productos más confiables. Del otro lado están las empresas que se ven obligadas a mantener  escazos márgenes de ganancias  e implementando todo tipo de estrategias para conseguir mejorar sus resultados a corto plazo, y dentro de este contexto se encuentran afectadas todas las áreas de la compañía, y en especial la  que trataremos en este caso “Mantenimiento”.

     Este sector, es un departamento crítico dentro del contexto operativo de la planta y necesita de cierto estilo de gerenciamiento para adaptarse a los nuevos desafíos,  trataremos de listarlos y luego brindar un enfoque personal y algunas medidas de acción que se puedan utilizar como guía para aplicar en sus respectivas plantas.

 

Listado de desafíos:

1. Integración total al área operativa.
2. Correcto dimensionamiento de la cantidad de personal.

3. Mejora continua de costos.
4. Reducción del stock de repuestos.
5. Mejora continua de la calidad.
6. Instrumentar medidas que protejan el

ambiente.

7. Mejora continua de la seguridad.
8. Confiabilidad .
9. Motivación y creatividad.

 

Como afrontar los desafíos:

 

1. En cuanto a la integración al área operativa podemos decir que es uno de los cambios culturales que más cuesta, ya que las viejas tradiciones sostenían el hecho de que mantener cerradas las fronteras de cada área, era una forma de conservar el poder y controlar al personal dentro de una “quinta” propia sin intervenciones.

La realidad actual nos enseña que para ser eficientes se necesita que Mantenimiento y Operaciones mantengan una relación óptima con conocimiento pleno de las dificultades que enfrenta cada área, de manera que ambas funciones trabajen en equipo tratando de resolver juntos los problemas, enfocando no solo las causas sino que es necesario comprender las consecuencias de los mismos.

En este sentido es necesario tener personal capaz de entender esta filosofía, para poder aplicar las técnicas de TPM (Manejo total de la producción).

A mi entender en un futuro próximo los gerentes de Mantenimiento y Operaciones estarán en un mismo sitio solucionando los mismos problemas y compartiendo el mismo personal para las tareas rutinarias, existirán especialistas para los trabajos poco rutinarios y donde se necesite un análisis profundo de la situación.

En este ámbito los problemas serán responsabilidad de todos y el brindar soluciones alternativas y combinadas le dará a la compañía eficiencia y fortaleza para resolver los desafíos más exigentes en todas las situaciones.

 

2. Respecto a la cantidad de personal, las empresas se comparan mundialmente y en algunos casos esto termina siendo una competencia que afecta los intereses mismos de las compañías, hoy la tendencia es reducir personal, pero muchas veces en pro de un objetivo político-económico de corto plazo y luego se pierde dinero a causa de la desmotivación que el downsizing provoca en el personal.

La realidad es que la mayoría de las empresas tienen probablemente más personal del necesario, por lo que la gente que estamos en Mantenimiento debemos dimensionar correctamente (rightsizing) la cantidad de personal, debemos cuestionarnos los costos involucrados, las funciones de cada una de las personas a nuestro cargo, su aporte al negocio y su eficiencia.

¿Por qué los responsables de Mantenimiento que quieren mantener su staff de gente deben hacer esto?, la respuesta es que en el mercado existen servicios externos que ofrecen realizar el mantenimiento total de la empresa, y si alguien desea mantener gente propia en Mantenimiento, es necesario que este personal compita con estos servicios en costos y eficiencia . Por ello la multifunción del personal es muy necesaria para aumentar su productividad, sin perder las especialidades ya que esta es la base del conocimiento en cada empresa.

Una ventaja del “buen” personal propio versus el servicio tercerizado, es que el objetivo del personal propio es mantener las instalaciones funcionando en parámetros de confiabiliadad, calidad y disponibilidad elevados para evitar problemas que afecten al sector, (la compañía gana dinero),mientras que el objetivo de una empresa externa es brindar el servicio ganando dinero (llevándose la ganancia). Como se ve los objetivos son diferentes, y los resultados económicos también, por que a igualdad de rendimiento la compañía pierde la ganancia..

De todas maneras siempre existirán servicios tercerizables y es fundamental que lo sepamos y se lleve a cabo la tercerización para bien de la empresa.

Dependerá de cada compañía evaluar todas las variables que lleven a una decisión acertada que mejore el servicio a un menor costo.

 

3. Todos sabemos que en Mantenimiento a medida que las plantas envejecen los costos aumentan y es muy difícil revertir esta situación, cuando no se quiere invertir en equipos de nueva tecnología, por lo tanto hablar de mejora continua de costos parece poco serio, pero es necesario extremar la creatividad para obtener equipos más confiables, con repuestos menos caros o de mayor durabilidad. En este aspecto los avances de la tecnología nos brindan muchísimas soluciones y para ello el especialista de Mantenimiento debe estar al día con ellas, saber como aplicarlas y evaluar el costo beneficio.

Hoy se sabe que la responsabilidad de Mantenimiento en cuanto a fallas en plantas jóvenes se encuentra en el tercer lugar, ya que la primer causa de fallas es el diseño incorrecto de los equipos y la segunda, es la operación de los mismos.

En plantas antiguas la causa mayoritaria de fallas se encuentra más equilibrada, y si aceptamos que los problemas de diseño fueron solucionados veremos que la causa principal de fallas está repartida entre el Mantenimiento y la Operación., ya que el desgaste de tantos años de convivencia con los problemas, el exceso de confianza, la falta de capacitación y actualización provocan una gran cantidad de paradas. Para solucionar esto se sugiere realizar un plan de capacitación que incremente el conocimiento sobre las áreas específicas y otras áreas ajenas al sector (fundamentalmente la parte operativa) para generar una visión diferente de los problemas, integrar los grupos incentivando el trabajo en equipo de manera que aumente el autocontrol entre las personas que mantienen y operan los equipos. Se le debe dar importancia al trabajo que realizan las personas y ellas deben entender que su trabajo  es útil para él y la empresa y por lo tanto debe realizarlo con la mayor responsabilidad.

Las técnicas fundamentalmente predictivas ayudarán a organizar y coordinar reparaciones con anticipación de manera de buscar el momento propicio si es necesario detener la producción para reparar un equipo, y es aquí donde interviene un cuarto tipo de mantenimiento que llamo “El Mantenimiento oportuno”, es un tipo de mantenimiento que relaciona la detección temprana de los problemas y fallas con una excelente coordinación y evaluación de costos productivos, midiendo los riesgos y tomando acciones para llegar al momento oportuno de la reparación en coordinación con todas las áreas, Comercial, Proveedores, Clientes, Compras, Seguridad, Calidad, Operaciones y Mantenimiento .

 

4. La reducción del stock de repuestos es un gran tema en Mantenimiento, principalmente porque a la compañía no le interesa tener un monto muchas veces millonario de dinero inmovilizado en el Almacén de repuestos.

Pienso que el stock de repuestos debe ser asumido como un seguro similar al de incendio, ya que el nivel del stock dependerá del riesgo que se quiera correr en el caso de que se detenga la producción por falta de los mismos. El problema está en que nadie fija ese nivel de riesgo y la persona que introduce y decide que repuestos y que cantidades se deben almacenar muchas veces ve en peligro su carrera dentro de compañía, por tal motivo , antes que quedarse sin stock prefiere aumentar el mismo, incrementando el capital inmovilizado.

La conclusión es que se debe estudiar a fondo las necesidades de repuestos, fundamentalmente si estos son importados, e implementar muy buenos sistemas predictivos-proactivos que nos den una idea lo más acertada posible sobre el momento en que ocurrirá una falla y prepararnos para dicha intervención solicitando los repuestos a tiempo. Un ítem importante para todo este razonamiento es el hecho de contar con equipos confiables, porque si esto no es así, deberemos contar con suficiente stock para afrontar reparaciones frecuentes.

También es una buena práctica tener un plan B para cada caso o tener estudiado que hacer ante fallas catastróficas y que no se cuente con el repuesto.

Pero se puede decir sin temor a equivocarse, que lo más importante en este desafío de bajar stocks es la velocidad en la gestión del Dpto. Compras, ver gráfico:

 

 

Lo que aquí se puede apreciar es que si aumentamos la velocidad de la gestión de compras el stock puede disminuirse drásticamente, en el absurdo, si esta velocidad  es infinita, el stock será cero, por lo tanto es inútil emplear grandes cantidades de recursos para bajar el stock, sino se tiene una respuesta rápida del sistema de Abastecimiento.

 

5. En la mejora de la calidad no me extenderé en explicaciones ya que existe mucha bibliografía al respecto, pero es necesario que la mejora continua de calidad se encuentre instalada dentro de la cultura de toda la compañía y además el certificar o al menos cumplir normas ISO 9000 le dará a su empresa un standard de trabajo elevado para competir, extendiendo la cultura de calidad a todos los clientes externos e internos.

 

6. En el caso del desafío respecto de la mejora del ambiente, es necesario que se encuentren comprometidos todos los niveles de la compañía, de otra manera fracasará cualquier intento por mejorar las condiciones ambientales en su empresa.

Como en otros campos, las políticas y las actitudes deberán venir desde los niveles más elevados, de esta manera potenciarán las iniciativas de los niveles de línea.

Aquí también como en el caso de calidad es muy beneficiosos apegarse a la certificación de la normas ISO 14000.

 

7. La seguridad es un ítem al que tenemos que darle mucha importancia, ya que una planta segura tendrá mejores ganancias, pero fundamentalmente demostrará el respeto que la empresa tiene sobre sus empleados , la comunidad y el ambiente.

En este sentido y sin ser un especialista en el tema creo que es necesario que la seguridad, como los grandes temas venga de arriba hacia abajo, con un compromiso elevado de todos los niveles para que todos entiendan la seriedad conque debe ser tratada la seguridad. Las señales deben ser claras, las políticas apropiadas y la responsabilidad de todos.

En cuanto a la organización, el mejor sistema es aquel en que todo el mundo controla, supervisores a operarios, operarios con operarios, etc. Las personas del departamento Seguridad deben trabajar solo como asesores en toda la línea, administrando el sistema (no deben ser la policía de la empresa), midiendo performance, capacitando y estableciendo las metas.

Los accidentes deben ser investigados por comisiones integradas por varios responsables, buscando siempre conocer la verdad para aprender y no utilizar ésta para implementar castigos. Esta señal debe ser muy clara, si se quiere que la gente colabore en las investigaciones, de otra manera habrá detalles que nunca se sabrán.

Mantenimiento tiene mucho que ver con el alcance de las metas, ya que el exceso de confianza, la falta de apego a las normas y procedimientos y la desmotivaciòn que puede existir en todos los niveles respecto de la seguridad muchas veces termina con los objetivos establecidos y con personal accidentado. Por eso es necesario que la meta de seguridad de Mantenimiento sea: “cero” accidente con tiempo perdido, y no aceptar otra opción.

La motivación es muy importante, ya que habla del interés que tendrá la gente en cuidarse así mismos, se debe recordar que la Seguridad es como el modelo de la escalera mecánica que baja, si todos los individuos de la empresa no están continuamente subiendo peldaños, terminan en la base nuevamente. En pocas palabras a la “Seguridad” es necesario alimentarla todos los días para lograr su mejora continua.

8. Confiabilidad : Hoy más que nunca las empresas van a trabajar en confiabilidad, pues necesitan abastecer a sus clientes en tiempo y forma para competir con ventajas sobre los demás, pero ¿Qué significa este término?:

En un enfoque personal pienso que la “Confiabilidad” es la capacidad que tiene una empresa, un departamento o una persona de inspirar en sus clientes y en la comunidad: esperanza, seguridad, creencia e ilusiones  firmes en el logro de objetivos acordados o preestablecidos.

Pensando en Mantenimiento podríamos decir que este enfoque nos obliga a replantearnos cuán confiables somos para nuestros clientes internos, cuándo les entregamos un servicio o equipos que deben cumplir una función determinada por un largo período de tiempo. Para entender el cambio cultural listaremos algunos conceptos nuevos extraídos de Ellman y Asociados:

• El mantenimiento se ocupa de preservar los activos físicos.
• El mantenimiento de rutina es para evitar, reducir o eliminar las consecuencias de las fallas.
• El mantenimiento afecta todos los aspectos de la efectividad del negocio, riesgo, seguridad, ambiente, uso eficiente de la energía, calidad del producto y servicio al cliente. No solo la disponibilidad de la planta y el costo.

Sobre este tema existe bibliografía, pero creo que para esta oportunidad basta con lo conceptual para tener una idea global del desafío.

 

9.-Creatividad y motivación: hoy más que nunca las tecnologías se consiguen en el mercado, son comprables y confiables, entonces ¿Qué distinguirá a una empresa exitosa de una que no lo es?, pues bien la respuesta estará en los grandes creativos de las compañías exitosas, son las personas las que marcarán la diferencia, la capacidad para dar soluciones alternativas válidas, simples y menos costosas.

Para este proceso deberemos buscar dentro del personal, aquellos que sobresalgan por su capacidad creadora e incentivarla para lograr resultados.

La motivación es otro elemento importantísimo para fomentar esta actividad creadora y para ello las empresas, y toda la línea deberán reconocer las necesidades personales de sus colaboradores, celebrar el éxito del empleado y del grupo, incrementar el sentido de comunidad, darle seguridad en su trabajo, pagar competitivamente, ofrecer parte de las ganancias, redactar notas personales de felicitaciones, brindarle al empleado la información necesaria para el desempeño de sus funciones y consultar a los empleados en decisiones que involucren cambios en sus trabajos.

Todos somos responsables de comprender que este es el momento de pensar en la “Gente” para lograr los objetivos.